Cách viết email tiếng Anh trong công việc chuyên nghiệp

Bạn đang cần có một email thật ấn tượng nhưng chưa biết phải làm thế nào để thể hiện sự chuyên nghiệp? Đừng lo, bài viết này sẽ hướng dẫn cho bạn cách viết email tiếng Anh trong công việc một cách hiệu quả nhất.

Có 2 loại email chính, là “formal email” và “informal email”. Formal nghĩa là trang trọng, những bức email loại này thường là email xin việc, email phàn nàn, khiếu kiện, email quảng cáo của công ty,.. Còn với informal thì thường là những email viết cho người thân, bạn bè, những người có quan hệ thân thiết, gắn bó, và không cần khách sáo, câu nệ câu chữ. Email sử dụng trong công việc sẽ phải là loại “formal email”.

Cach viet email tieng anh — *Cách viết email tiếng Anh trong công việc*

>> Xem thêm: Mẫu CV xin việc cho sinh viên mới ra trường

Một bức email chuyên nghiệp (gồm cả formal và informal) bao giờ cũng bao gồm 3 phần chính: Mở đầu (beginning), Thân (Body) và Kết thúc (Ending)

Greeting (Chào hỏi)
Opening comment (Câu chào hỏi ban đầu)
Introduction (Giới thiệu)
Main point (Nội dung chính)
Concluding sentence (Kết thúc email)
Signing off

Phần mở đầu

Greeting
Ở phần Greeting, chúng ta có thể sử dụng các cụm từ sau để dung chào hỏi trong email:

Hi Paul,
Hello Paul,
Dear Paul,

Có thể dùng những cách chào hỏi trên trong trường hợp không trang trọng hay không cần tỏ ra lịch sự. Trong những trường hợp cần lịch sự và trang trọng thì chúng ta sử dụng công thức sau đây:
Dear + title (danh xưng) + surname (họ),

Ex: Dear Mr/ Ms/ Mrs Parker,

Trong trường hợp bạn không biết tên hay giới tính của người nhận thì chúng ta có thể sử dụng Dear Sir/madam.

Opening comment
Tiếp theo là phần Opening comment, thông thường đây là những câu câu hỏi thăm về tình hình sức khỏe hoặc tình hình hiện tại của người nhận

Ex: How are you?
How are things?
Hoặc là những câu chúc:
I hope you are doing well. (Hy vọng cô vẫn khỏe)
I hope you have a nice weekend. (Hy vọng cô sẽ có một kỳ nghỉ cuối tuần vui vẻ.)

Phần thân bài

Introduction
Phần tiếp theo của email là Introduction. Ở phần này, chúng ta sẽ nêu rõ lý do vì sao chúng ta viết email, tùy vào từng trường hợp cụ thể mà chúng ta có cách mở đầu khác nhau.

Có thể mở đầu bằng cụm: I am writing to + verd…

Bạn không nên dùng “I’m” trong email bởi vì trong văn phong trang trọng thì không dùng từ viết tắt.

Với những mối quan hệ xã giao thì chúng ta nên dùng các câu hỏi gián tiếp và dùng câu hỏi trực tiếp để dùng cho các mối quan hệ thân thiết.

Bạn cũng có thể dùng các từ cho cấu trúc trên như I am writing to + complain/ explain/ confirm/ apologize. Để cách viết trở nên đa dạng hơn, bạn có thể dùng “I would like to…” thay cho “I am writing to…”. Trong trường hợp không cần quá trang trọng, các bạn có thể dùng “I just want to…”

Main point
Ở phần Main point, bởi đây là email nên chúng ta cần nêu vấn đề ngắn gọn, xúc tích càng tốt. Sau đó, các bạn có thể dùng các câu kết thúc email như sau:

Let me know if you need anymore information. (Hãy nói cho tôi biết nếu bạn cần thêm thông tin).
I look forward to hearing from you soon. ( Mong được sớm nghe tin từ bạn.)

Hoặc là bạn có thể dùng “Please do not hesitate to contact me…” để thay thế cho “Feel free to contact me…”

Phần cuối

Signing off gồm 2 phần, đó là họ tên người gửi và những dòng chữ đi kèm như sau:

Trường hợp không trang trọng:

Best,
Best wishes,
Regards,
Take care,
Bye,

Trường hợp trang trọng:

Best regards,
Warm regards,
Khi bạn dùng Dear Ms/Mrs + surname ở đầu email thì sử dụng => Yours sincerely,…
Khi bạn dùng Dear Sir/madam ở đầu email thì sử dụng => Yours faithfully,…

Hy vọng với những cách viết email tiếng Anh trong công việc mà Benative Việt Nam kể trên, bạn sẽ tìm được cách viết những email của mình một cách chuyên nghiệp, tạo điều kiện thuận lợi để phát triển công việc của mình.