Viết thư thương mại tiếng Anh là một trong những công việc rất quen thuộc đối với người đi làm khi muốn trao đổi, giao dịch với các đối tác và khách hàng nước ngoài. Tuy nhiên, làm thế nào để viết một bức thư chuẩn? Sau đây là cách viết và một số mẫu thư thương mại tiếng Anh sẽ là gợi ý hữu ích cho bạn.
>> Xem thêm: Mẫu thư trả lời nhà tuyển dụng bằng tiếng Anh
Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của Internet, các giao dịch công việc thường xuyên được trao đổi qua thư tín thương mại,, hay còn gọi là email, đặc biệt là email bằng tiếng Anh. Việc sử dụng loại thư này mang lại nhiều ưu điểm vượt trội, vừa nhanh vừa tiết kiệm chi phí, từ đó có thể giải quyết công việc một cách nhanh chóng.
Khác với những loại thư từ bình thường, thư tín thương mại tiếng Anh mang tính chất đặc trưng và khác biệt, phù hợp với mục đích giao dịch làm ăn của thương gia. Vì thế, những bức thư này đòi hỏi sự nghiêm túc, trang trọng và phải đi thẳng vào vấn đề cần giải quyết. Vậy làm thế nào để viết thư thương mại?
Cấu trúc của một bức thư tiếng Anh thương mại
Gồm có 3 phần:
-
Chào hỏi ( Salutation)
-
Nội dung ( body)
-
Kết luận ( Conclusion)
1. Chào hỏi ( Salutation)
-
Đã biết tên người nhận: Dear Mr/Ms/Mrs…
Ex: Dear Mr. Tom, Dear Ms.Linh, Dear Mrs.Hoa
-
Chưa biết tên người nhận: Dear sir/madam
2. Nội dung (Body)
Đưa ra lý do viết thư:
-
Thank you for sending email to us: Cảm ơn vì đã gửi email tới chúng tôi
-
I am writing this letter to inform you that… Tôi viết thư này để thông báo với anh/chị rằng…
-
To confirm… để xác nhận
-
To request about … để yêu cầu
-
I would like to inform you that… Tôi muốn thông báo với anh/chị rằng…
-
In reply to your request… Tôi xin trả lời yêu cầu của anh/chị…
Trường hợp muốn đề cập nội dung email trước đó:
-
Thanks for your prompt reply: Cảm ơn vì phản hồi sớm của anh/chị
-
With reference to you email sent …(date). Regarding to your email requesting for.. Như email đã gửi ngày…..Liên quan đến yêu cầu trong email của anh/chị về…
-
According to our meeting yesterday… Theo như cuộc họp của chúng ta ngày hôm qua…
-
Based on our previous conversation… Dựa trên cuộc hội thoại trước…
Trường hợp muốn đề nghị hay yêu cầu vấn đề:
-
We look forward to receiving… Chúng tôi mong chờ nhận được…
-
Could you please send me… Anh/chị vui lòng gửi cho tôi…
-
I would like to receive… Tôi muốn nhận…
-
I would be grateful if you could … Tôi lấy làm biết ơn nếu anh/chị có thể…
-
Could you please provide me… Anh/chị có thể cung cấp cho tôi…
-
I would like to request you to… Tôi muốn yêu cầu anh/chị…
Trường hợp thông báo:
-
I am pleased to announce that… Tôi rất vui khi thông báo rằng…
-
I would like to inform that… Tôi muốn thông báo rằng…
-
You will be pleased to learn that… Anh/chị sẽ rất vui khi biết được rằng…
-
I am afraid it would not be possible that… Tôi e là không thể…
-
I would like to express my dissatisfaction with… Tôi muốn bày tỏ sự không hài lòng của tôi với…
Trường hợp đưa ra lời đề nghị giúp đỡ:
-
Would you like me to…? Anh/chị có muốn tôi…?
-
Please do not hesitate to ask/ contact me… Đừng ngần ngại hỏi/liên hệ với tôi…
Trường hợp đưa ra lời hứa hẹn:
-
I will contact you again: Tôi sẽ liên lạc với anh/chị lần nữa
-
I will reply you as soon as possible: Tôi sẽ trả lời anh/chị ngay khi có thể
-
Please contact me soon: Vui lòng liên lạc với tôi sớm
Trường hợp thông báo về file đính kèm và kết thúc nội dung:
-
Thanks for your help/ consideration: Cảm ơn sự giúp đỡ/xem xét của anh/chị
-
Please find attached… Vui lòng tìm…
-
Please see the enclosed file of… Vui lòng xem file đính kèm …
-
I enclosed the file as below… Tôi đã đính kèm tài liệu dưới đây…
3. Kết luận (Conclusion)
-
We are looking forward to hearing from you
-
Best regards: Thân ái
-
Your sincerely: Trân trọng
Một số chú ý khi viết thư tiếng anh thương mại không thể bỏ qua:
-
Không được dùng các từ viết tắt
Ex: I am thay vì dùng I’m; We would thay vì dùng We’d,..
-
Sử dụng ngôn ngữ trang trọng: would, could, please, sir/madam,…
-
Nội dung súc tích, đề cập vào vấn đề chính
- Đảm bảo cấu trúc 3 phần: Mở đầu, nội dung, kết luận
MẪU THƯ THƯƠNG MẠI TIẾNG ANH
Mẫu thư tín thương mại tiếng Anh
Dear Mr. Schmidt
Thank you for your enquiry of 25 July 2011 and please find enclosed our offer for bamboo salad bowl sets No 05/VH-WM/12 and the latest catalogue. Though, we would like to note the following points:
The price at which the goods are offered is USD 10.5 per set CIF Hamburg, Germany including packing, firm within three months, we also allow a 5% usual trade discount of FOB price for your first order.
We have good available for immediate shipment from stock within 3 weeks from receipt of your official order for order under 2000 sets.
Payment is to be made in UK Dollar by L/C at sight to be opened through CommerzBank, Muenchen 30 days prior to the shipment.
We insure you that our bamboo salad bowl sets are food safe, attractive in design, reasonable in price will be popular in the Europe.
We look forward to your early order.
Yours sincerely
Michael Hoang
Director
Mẫu thư request
Dear sir
Thank you for enquiry of 4th May in which you asked about our carpets and the conditions and terms for a big order.
We have already sent you by parcel post a range of rug samples which are made of different materials, including synthetic fiber.
We’ve enclosed the price lists, details about the terms and conditions for the order with big quantity.
We’re looking forward to hearing from you and to your opinion about our products.
Yours faithfully
Vu Nga
Vietnam Export company
Hy vọng với những gợi ý về mẫu thư thương mại tiếng Anh ở trên, bạn sẽ có thể dễ dàng viết một bức thư nhanh chóng mà không mất nhiều thời gian và có thể truyền tải được mục đích của mình tới các đối tác nước ngoài. Chúc các bạn thành công trong công việc.
